Il m'arrive souvent d'assister à des présentations, que ce soit en personne ou en ligne, où l'usage qui est fait de PowerPoint est vraiment mauvais et rend même la présentation ennuyante. Comme n'importe quel outil, PowerPoint peut être mal utilisé. En fait, la qualité d'une présentation repose d'abord sur les habiletés du présentateur et powerpoint ne doit être utilisé que pour appuyer ce que dit ce dernier et non l'inverse.
L'objectif principal de PowerPoint est d'illustrer des idées et des concepts. Malheureusement, PowerPoint est trop souvent utilisé comme un télésouffleur où le présentateur lit littéralement ce qui est à l'écran. Dans un tel cas, l'audience est souvent portée à lire les diapositives et ne porte même pas attention à ce que dit le présentateur. Distribuer les diapositives pour uqe chacun les lise à son bureau aurait probablement un meilleur effet.
L'élaboration d'une présentation est un processus qui doit être structuré. Dans un premier temps, le présentateur devrait définir la structure de sa présentation et identifier chaque sujet à traiter. Par la suite, à partir de sa structure, il développe un document écrit qui est, en quelque sorte, son discours. Ce document, qui peut être remis à l'audience après la présentation, devrait contenir les détails de chaque sujet qui sera traité lors de la présentation.
Finalement, à partir du document écrit, le présentateur peut maintenant préparer sa présentation en gardant à l'esprit qu'elle doit venir renforcer les mots. La présentation PowerPoint doit contenit le moins de texte possible. On doit plutôt y ajouter des tableaux, des images, des graphiques et des animations qui viendront illustrer les concepts abordés par le présentateur. Par exemple au lieu de lister les causes d'accidents de la route, on peut présenter un graphique illustrant les statistiques pour chacune des causes ou une images illustrant chaque cause.
Cette façon de faire fait en sorte que la présentation visuelle vient complété la présentation orale et réduit les sources de distraction pour l'audience, augmentant ainsi la qualité de la présentation ainsi que le taux de rétention.